Administration i Klassetrivsel

Temaet om administration i Klassetrivsel er målrettet ENHEDSEJER* og ENHEDENS** ledelse. Temaet er især målrettet ansatte, der skal varetage rollen som:

  • enhedsejerens INSTALLATIONSADMINISTRATOR
  • eller ansatte på enhederne, der har rollen
    • ENHEDSADMINISTRATOR og/eller
    • SUPERBRUGER.

Ordforklaring:

*Enhedsejer: Begrebet ENHEDSEJER anvendes om den JURIDISKE EJER af førnævnte enhed, dvs. kommune, privat skoleejer, privat børnehaveejer m.v.

**Enhed: Begrebet ENHED anvendes, da det rummer de typer institutioner, der kan anvende Klassetrivsel – f.eks. skoler, ungdomsuddannelser, børnehaver m.v.

(I e-learningen ”Grundlæggende om Klassetrivsel” defineres flere begreber brugt i både denne og øvrige e-learning.)

 

Det administrative ansvar og opgaver

Denne e-learning er bygget op med forklaringer, der uddyber de administrative opgaver i Klassetrivsel og trin-for-trin beskrivelser af konkrete opgaver.

 

I e-learningen beskrives:

  • INSTALLATIONSADMINISTRATORS (enhedsejers*) adgang til administration i installationsinterfacet
  • ENHEDSADMINISTRATORS (enheden**) interface til administration af brugere og deltagere på enheden
  • enhedens SUPERBRUGERS (enheden**) adgange og ansvar for enhedens Klassetrivsel
  • øvrige brugerroller der er tilgængelig i Klassetrivsel, import af deltagere med mere

De tre roller, enhedsejers INSTALLATIONSADMINISTRATOR, enhedens ENHEDSADMINISTRATOR(er) og enhedens SUPERBRUGER(e), har adgang til forskellige interfaces og har hver deres opgaver rollen skal varetage.

De forskellige opgaver og interfaces beskrives i denne e-learning med det formål at gøre det tydeligt, hvordan og hvorfor rollerne er fordelt og hvem, der har ansvar for hvilke områder i Klassetrivsel.

Hvad der bør tages stilling til inden ibrugtagning af Klassetrivsel

Klassetrivsel er enheden (f.eks. skolen) og enhedsejers (f.eks. kommunen) redskab til at gennemføre trivselsundersøgelser og en del af det målrettede arbejde med børn og unges trivsel. Klassetrivsel er, ud over en lækker brugerflade og en brugervenlig oplevelse for brugerne, en fleksibel løsning, der tilpasses enhedsejers ønsker og behov. I Klassetrivsel tilbyder vi enhedsejerne at skræddersy deres egen løsning.

I Klassetrivsel har både enhedsejer og enhedens ledelse mulighed for at tilpasse Klassetrivsel i forbindelse med, at Klassetrivsel tages i brug. Der er områder enhedsejer bør tage stilling til inden Klassetrivsel tages i brug som beskrives i det følgende. Ud fra enhedsejers beslutninger, sættes der en ramme omkring de muligheder de enkelte enheder har for at tilpasse Klassetrivsel til enhedens behov.

Enhedsejer bør derfor udnævne en der varetager rollen som enhedsejers INSTALLATIONSADMINISTRATOR. INSTALLATIONSADMINISTRATOREN er også enhedsejers kontaktperson til Klassetrivsel.

I Klassetrivsel kan enhedsejer inden ibrugtagning af Klassetrivsel, blandt andet tage stilling til hvilke roller brugerne kan tildeles og godkende hvilke spørgsmålstyper og spørgsmålspakker der er tilgængelige. Brugerroller og hvad der er tilgængeligt, f.eks. om deltagerkommentarfelter kan til- og fravælges, er opbygget hierarkisk. Det betyder, at beslutninger taget af enhedsejer, er bestemmende for hvad, der er tilgængeligt på de underliggende niveauer (enhederne).

 

Muligheder i Klassetrivsel:

    • forskellige brugerroller, der fingranulerer hvilke brugere, der har hvilke adgange til funktionerne i Klassetrivsel – dermed kan tildelingen af roller tilpasses den enkelte ansattes arbejdsområde på enheden (f.eks. lærere, AKT, skoleledere, kommunale konsulenter m.v. Roller er beskrevet under overskriften ”Roller i Klassetrivsel”.) Ved ibrugtagning af Klassetrivsel aftales mappingen (dvs. hvordan rollerne de ansatte har i UNI-C oversættes til den korrekte rolle i Klassetrivsel) mellem UNI-C og Klassetrivsel og hvilke roller, der skal tildeles automatisk ud fra brugerens rolle i UNI-C.
    • et spørgsmålspakkebibliotek, der indeholder færdige spørgsmål, der er tematiseret i spørgsmålspakker. Enhedsejer kan vælge om alle eller udvalgte spørgsmålspakker skal installeres og enhedsejer kan også lægge egne spørgsmålspakker ind. Vælges pakker udbudt af Klassetrivsel, vedligeholdes disse løbende af Skolevisioner. Ønsker enhedsejer at lave egne pakker med spørgsmål, er de selv ansvarlige for vedligeholdet af disse.
    • enhedsejer kan beslutte hvorvidt brugerne kan til- og fravælge (valgfrit, altid, aldrig) om deltageren skal have mulighed for at skrive supplerende oplysninger til besvarelserne i deltagerkommentarfelter
    • enhedsejerens INSTALLATIONSADMINISTRATOR har adgang til et installationsinterface (beskrevet under overskriften ”INSTALLATIONSADMINISTRATOR – installationsinterfacet”)

 

Ved ibrugtagning af Klassetrivsel tilbydes følgende opsætningsmuligheder:

  1. Standard opsætning (vælges af hovedparten af enhedsejere og anbefales af Skolevisioner): Standard opsætningen gør det nemt og hurtigt for skolerne at komme i gang med at bruge den nye Klassetrivselsplatform. Opsætningen indeholder blandt andet:
      • Et spørgsmålsbibliotek, som Skolevisioner vedligeholder løbende
      • Deltagerkommentarfelter (valgfrit for brugerne), hvor deltagerne kan skrive uddybende kommentarer til deres egne besvarelser i trivselsundersøgelsen (tilgængeligheden af deltagerkommentarfelterne indstilles i den enkelte trivselsundersøgelse)
      • Mulighed for at brugerne kan formulere og stille egne spørgsmål
      • Undersøgelser slettes automatisk efter 4 år (medmindre anden tidsperiode vælges af enhedsejer)
  1. Tilpasset opsætning: Klassetrivsel sættes op i dialog med Skolevisioner og tilpasses enhedsejers ønsker, krav og specifikke behov. Denne løsning medfører en lidt længere ekspeditionstid og kan betyde ekstra omkostninger.

 

Roller i Klassetrivsel

I dette afsnit beskrives hvilke brugerroller, der er tilgængelige i Klassetrivsel, og hvordan disse tilpasses den enkelte enhedsejer og enhed. Forståelsen af roller er basalt for brugen af Klassetrivsel! Alt efter hvilken rolle brugerne tildeles, har brugeren forskellige muligheder, når trivselsundersøgelser gennemføres i Klassetrivsel.

 

Roller kan tildeles automatisk og manuelt

I Klassetrivsel styres hvilken rolle brugere tildeles første gang de logger på Klassetrivsel, ud fra hvilken rolle brugeren har i UNI-C/STIL. ENHEDSADMINISTRATOREN tildeler Klassetrivselsbrugere på enheden de roller, de skal have ud over den rolle, brugeren tildeles automatisk. Disse tildeles ud fra de aftaler, der er indgået mellem enhedsejer og Skolevisioner ved ibrugtagningen af Klassetrivsel:

  • Lærer og pædagog: efter aftale med enhedsejer tildeles de automatisk rollen BASISBRUGER, BASISBRUGER+ eller BASISBRUGER++
  • VIKAR: tildeles automatisk rollen VIKAR
  • Ledelse/leder: efter aftale med enhedsejer tildeles de automatisk rollen BASISBRUGER, BASISBRUGER+, BASISBRUGER++ eller LEDER/TRIVSELSANSVARLIG
  • TAP: tildeles automatisk rollen ”MINIMUM”
  • Konsulent: tildeles automatisk rollen ”MINIMUM”

 

Beskrivelse af tilgængelige roller i Klassetrivsel

I det følgende er de tilgængelige roller i Klassetrivsel beskrevet. En bruger kan tildeles én eller flere roller. Hvilke adgange den enkelte bruger har, udgøres af summen af den eller de roller, den enkelte bruger tildeles.

Brugere får ikke automatisk adgang til at se eller gøre alt de har rettighed til i en undersøgelse som deles med deres bruger. Det gælder for alle delinger, at hvilke adgange der deles med brugeren, kommer foran de rettigheder brugeren har i kraft af vedkommendes rolle. F.eks.: hvis en basisbruger, som har rettighed til at se både statistiske og detaljeresultater på undersøgelser, får delt adgang til at se statistiske data for undersøgelsen, men ikke detaljeresultaterne – så ser basisbrugeren kun de statistiske resultater på denne undersøgelse.

 

Skemaet illustrerer hvilke rettigheder, der er i hvilke roller:

MINIMUM: brugeren har kun rettighed til at logge ind i Klassetrivsel. Det betyder at kollegaer ikke kan dele undersøgelser med brugeren, brugeren har ikke rettighed til at oprette undersøgelser, se resultater eller andet i Klassetrivsel. Minimumsbrugeren er en form for venteposition for potentielle brugere, der ikke får tildelt roller automatisk (f.eks. en skolepsykolog) og ansatte med UNI-login som ikke skal anvende Klassetrivsel (f.eks. hvis der er ansat flere sekretærer og ikke alle skal have adgang til Klassetrivsel).

VIKAR: brugeren kan logge ind og kollegaer kan dele en undersøgelse med VIKAREN. VIKAREN kan hente deltagernes engangsnøgler (for at gennemføre en undersøgelse i vikartimen) og de har rettighed til at se fanerne status, indhold, deltagere og deling i en undersøgelse, hvis dette er delt med deres bruger (VIKAREN kan ikke oprette en undersøgelse, kan ikke se resultater m.v.).

BASISBRUGER: BASISBRUGER har ud over hvad VIKAREN har rettighed til, rettighed til deltagernes besvarelser på resultatfanen, såfremt denne deles med deres bruger.

BASISBRUGER+: BASISBRUGER+ har ud over nævnte, rettighed til at oprette og redigere undersøgelser med spørgsmål hentet fra spørgsmålspakkebibliotek og dele undersøgelser (har ikke rettighed til at redigere spørgsmål eller lægge egne spørgsmål til undersøgelsen).

BASISBRUGER++: BASISBRUGER++ har ud over det oven nævnte, rettighed til at redigere i eksisterende ikke-låste spørgsmål samt oprette egne spørgsmål.

LEDER/TRIVSELSANSVARLIG: har ind til videre samme rettigheder som BASISBRUGER++. Der kommer senere andre funktioner der tilhører enhedens ledelse og/eller trivselsansvarlige, og som rollen giver rettighed til.

SUPERBRUGER: rollen SUPERBRUGER giver rettighed til at:

    • se alle undersøgelser (inkl. resultater) på institutionen
    • slette alle tilgængelige undersøgelser
    • dele, fjerne deling samt redigere delingen af undersøgelser
    • sætte og ændre indstillinger på undersøgelser inden udgivelse (undersøgelsers navn, formål m.v.)
    • dele undersøgelsen med egen bruger for bland andet at kunne redigere indhold og udgive undersøgelsen

 

ENHEDSADMINISTRATOREN har rettighed til og ansvar for at administrere brugere på institutionen. Rollen som ENHEDSADMINISTRATOR giver ansvar for at vedligeholde enhedens brugere og hvem blandt de ansatte, der har adgang til enhedens Klassetrivsel:

    • tildele brugere roller
    • sætte brugere på pause (f.eks. ved barsel)
    • inaktivere brugere (f.eks. ved jobskifte)

Ud over dette har ENHEDSADMINISTRATOREN ansvar for at lægge billeder ind på deltagerne (til brug i trivselsundersøgelser hvor deltagerne har brug for at kunne vælge hinanden ud fra ansigt og ikke kun ved at læse de øvrige deltageres navne på sociometriske spørgsmål).

 

Enhedsadministration

Brugere med rettigheden enhedsadministration har adgang til en oversigt over hvem, der har en bruger på enhedens Klassetrivsel, og har ansvaret for at tildele eller fjerne roller for brugerne på enheden. Når ENHEDSADMINISTRATOREN er logget ind i Klassetrivsel, er oversigten over brugerne, placeret under punktet ”ADMINISTRATION” i øverste menu.

Vi anbefaler at 2-3 brugere har rollen som ENHEDSADMINISTRATOR, og at det gerne er enhedens sekretær samt en leder og/eller AKT-medarbejder, der varetager rollen.

Har ingen på enheden denne rolle (f.eks. hvis eneste vedkommende med denne rolle er stoppet på enheden), skal enheden kontakte INSTALLATIONSADMINISTRATOREN hos enhedsejer (f.eks. den der er kommunens kontaktperson vedr. Klassetrivsel), for at rollen kan tildeles en anden bruger på enheden.

 

ENHEDSADMINISTRATORS opgaver – brugere

I det følgende beskrives de opgaver ENHEDSADMINISTRATOREN har i enhedens Klassetrivsel:

    • brugerne
    • deltagerne

 

Import af brugere i Klassetrivsel

Under punktet ”BRUGERE” under ”ADMINISTRATION” kan ENHEDSADMINISTRATOREN se en komplet liste over alle ”AKTIVE BRUGERE” og ”POTENTIELLE BRUGERE” på enheden. BRUGERNE importeres automatisk fra UNI-C/STIL og ENHEDSADMINISTRATOREN skal foretage eventuelle rettelser i enhedens administrative system. Når disse rettelser er sendt til UNI-C/STIL, importeres de retur til Klassetrivsel i den automatiske synkroniseringsom kører minimum en gang om ugen.

Hver enhed har en egen, separat Klassetrivselkonto. Når en ansat på enheden første gang logger på Klassetrivsel med UNI-login, aktiveres den bruger, som automatisk er tilknyttet institutionens Klassetrivselkonto ud fra de oplysninger, der er overført fra UNI-C.

Det er kun oplysninger om ansatte, der hentes ind – forældre har ikke adgang til enheden. Har en ansat dobbeltrollen som ansat, f.eks. lærer og forælder, hentes vedkommende ind som lærer.

ENHEDSADMINISTRATOREN kan tildele eller fjerne roller fra både ”AKTIVE BRUGERE” og ”POTENTIELLE BRUGERE”, og brugeren kan dermed have de fornødne roller klar inden vedkommende logger på Klassetrivsel første gang.

Hvis en bruger er fjernet fra UNI-C/STIL (f.eks. i forbindelse med jobskifte), kommer der en besked til ENHEDSADMINISTRATOREN, der gør denne opmærksom på, at der er bruger, der evt. skal slettes.

Alle oplysninger om brugerne skal rettes via de oplysninger enheden har liggende om brugeren i STIL/UNI-C, dette kunne f.eks. være ved behov for at redigere i brugerens e-mailadresse m.v.

Tildel, rediger og fjern en brugers rolle

Oplysninger om potentielle brugere hentes fra UNI-C. Brugerne tildeles, som beskrevet tidligere, roller ud fra de aftaler, der er indgået mellem enhedsejer og Skolevisioner ved ibrugtagningen af Klassetrivsel.

  1. Vælg menupunktet ”ADMINISTRATION” (i øverste menulinje)
  2. Under punktet ”BRUGERE” vælg en brugertype:
    • AKTIVE BRUGERE: viser brugere, der har været logget ind
    • POTENTIELLE BRUGERE: brugere, der ikke har været logget ind, men hvis oplysninger er hentet via UNI-C
  3. Tryk på de 3 prikker (…) og knappen ”REDIGER”, ud for den bruger, der skal redigeres
  4. Slide-in med ”REDIGER BRUGER” åbnes
  5. Under punktet ”ROLLER” markeres med et flueben eller fluebenet fjernes, ud for de roller brugeren skal tildeles eller roller, der skal fjernes fra brugeren
  6. Tryk ”GEM”

Deaktiver bruger eller aktiver en deaktiveret bruger

En bruger, der ikke skal kunne logge på Klassetrivsel, markeres med flueben ud for ”Deaktiver bruger”. Dette kan gøres for brugere, der enten er på f.eks. barsel eller i forbindelse med jobskifte.

  1. Vælg menupunktet ”ADMINISTRATION” (i øverste menulinje)
  2. Under punktet ”BRUGERE” vælg en brugertype:
    • AKTIVE BRUGERE: viser brugere der har været logget ind
    • POTENTIELLE BRUGERE: brugere der ikke har været logget ind, men hvis oplysninger er hentet via UNI-C
  1. Tryk på de 3 prikker (…) og knappen rediger, ud for den bruger, der skal redigeres
  2. Slide-in med ”REDIGER BRUGER” åbnes
  3. Sæt flueben ud for ”DEAKTIVER BRUGER”
  4. En bruger, der er deaktiveret, aktiveres ved at fjerne fluebenet ud for ”DEAKTIVER BRUGER”
  5. Tryk ”GEM”

Import af deltagere i Klassetrivsel

Under punktet ”DELTAGERE” under ”ADMINISTRATION” kan ENHEDSADMINISTRATOREN se en komplet liste over alle grupper og deltagere på enheden. Deltagerne importeres automatisk fra UNI-C/STIL og ENHEDSADMINISTRATOREN skal foretage eventuelle rettelser i enhedens administrative system. Når disse rettelser er sendt til UNI-C/STIL, importeres de efterfølgende retur til Klassetrivsel ved næste synkronisering.

Billeder af deltagerne

Billeder af deltagerne kan anvendes i trivselsundersøgelser med sociometriske spørgsmål, hvor deltagerne spørges om f.eks. ”hvem de gerne vil arbejde sammen med i et fag” m.v. På disse spørgsmål er det hensigtsmæssigt at især de yngste deltagere kan vælge hinanden med støtte fra billeder sammen med deltagerens navn.

 

Tilføj eller rediger billeder af deltagerne:

Inden billeder af deltagerne kan tilføjes, skal disse forberedes og lagres så de er tilgængelige i filformatet .jpg

Billederne bør være af deltagerens ansigt uden for meget af kroppen, det giver den bedste visning for deltagerne i undersøgelsen.

  1. Vælg menupunktet ”ADMINISTRATION” (i øverste menulinje)
  2. Vælg punktet ”DELTAGERE”
  3. Her ses listen over alle tilgængelige grupper og deltagere på enheden
  4. Vælg den deltagergruppe du vil tilføje billeder
  5. Ud for den enkelte deltager er der en kolonne til billeder
  6. Billeder kan hentes ind enten:
      • Som: ”drag and drop”
      • Eller: Tryk på feltet (det er enten tomt eller har et billede af deltagerne fra tidligere) og et vindue med computerens stifinder åbnes. Find, vælg og tilføj billedet
  7. Alle ændringer gemmes automatisk

SUPERBRUGEREN har adgang til alle undersøgelser

Adgangen til og dermed overblikket over alle undersøgelser på enheden, er indeholdt i rollen SUPERBRUGER. SUPERBRUGEREN er derfor enhedens ressourceperson i Klassetrivsel. Rollen SUPERBRUGER tildeles enhedens Klassetrivsel-ressourcepersoner (f.eks. ledelse/AKT), som i deres arbejde har behov for at have det overordnede overblik over trivsel generelt på enheden. SUPERBRUGEREN har adgang til overblik over både hvilke spørgsmål, der stilles og deltagernes data. Fordi SUPERBRUGEREN har adgang til at se resultater i alle undersøgelser på enheden, er det vigtigt at overveje, hvem og hvor mange der har rollen SUPERBRUGER i henhold til GDPR/persondatasikkerhed. Rollen SUPERBRUGER er central for både enhedens overblik over Klassetrivsel og for de ansatte på enheden. SUPERBRUGEREN er enhedens ressourceperson for de ansatte og for enhedens brug af Klassetrivsel.

 

Hvordan SUPERBRUGERS rolle fungerer

Undersøgelser der oprettes på enheden, er tilgængelige for SUPERBRUGEREN på siden ”UNDERSØGELSER”.

Rollen SUPERBRUGER giver adgang til at:

  • Se alle undersøgelser (inkl. resultater) på institutionen
  • Slette alle tilgængelige undersøgelser
  • Dele, fjerne deling samt redigere delingen af undersøgelser
  • Sætte og ændre indstillinger på alle undersøgelser inden udgivelse (undersøgelsers navn, formål m.v.)
  • Dele undersøgelsen med egen bruger for bland andet at kunne redigere indhold og udgive undersøgelsen

 

Brugere uden rollen enhedsadministrator

Under punktet ”ADMINISTRATION” vil brugere uden rollen enhedsadministrator, finde informationer om, hvem der på enheden har rollen ENHEDSADMINISTRATOR, og dermed har adgang til administration.