GDPR/persondatasikkerhed – retningslinjer for undersøgelser

GDPR/persondataforordningen har som formål at sikre, at alle der omgås andre menneskers personlige data, forvalter ansvaret med omhu. Klassetrivsel er baseret på tillid til, at vores abonnenters brugere er kompetente og professionelle mennesker, der er ansvarlige i omgangen med data indhentet i trivselsundersøgelser i Klassetrivsel. Klassetrivsel er udviklet med ét formål: at data om børnenes og de unges trivsel opbevares trygt, og er tilgængeligt for dem, der skal anvende data i trivselsarbejdet.

Retningslinjer vedrørende GDPR og persondata der er beskrevet i det følgende, er Skolevisioners interne retningslinjer for at anvende Klassetrivsel, og hvad vi anbefaler for brugen af Klassetrivsel. Retningslinjerne er til enhver tid underlagt gældende lovgivning, og vi tager forbehold for, at der kan komme ændringer i retningslinjerne på grund af ændringer i lov eller forståelse af, hvad der er god etisk praksis.

 

Kort om Klassetrivsel og lovgivningen

Klassetrivsel er udviklet til at gennemføre trivselsundersøgelser blandt børn og unge. I Klassetrivsel kan gennemføres både ikke-anonyme og anonyme undersøgelser i relevante situationer.

Brug af Klassetrivsel er, som resten af enhedens virke, underlagt samme lovgivning vedrørende GDPR/persondataforordningen, Folkeskoleloven, Friskoleloven, Dagtilbudsloven og Undervisningsmiljøloven. Både ikke-anonyme og anonyme trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for den viden, enheden i øvrigt har vedrørende tilknyttede børn og unge.

 

Kort sagt om brug af Klassetrivsel:

    • Spørg kun om forhold, som har betydning for deltagerens trivsel og liv på enheden
    • Spørgsmål, der vedrører f.eks. deltagerens helbred/sygdom, seksualitet eller kriminalitet kræver særlig hjemmel i lovgivningen. Det vil derfor være påkrævet, at man rådfører sig med juridisk ekspertise, før man overhovedet overvejer at stille spørgsmål inden for disse områder
    • Viden tilvejebragt med trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for resten af enhedens virke
    • Denne viden fra trivselsundersøgelser, opbevares sikkert i Klassetrivsel.
    • Klassetrivsel kan anvendes som en del af enhedens daglige arbejde med trivsel

Spørgsmål skal have hjemmel i lovgivningen (GDPR/ Persondataforordningen)

Viden tilvejebragt med trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for resten af enhedens virke. Som vi også opsummerer ovenover, skal alle undersøgelser have hjemmel i aktuel lovgivning. Der er områder, der er særligt beskyttet ifølge GDPR. Disse områder ligger oftest udenfor det, der er nødvendig for en lærer eller pædagog at spørge ind til i en trivselsundersøgelse.

 

Trivselsundersøgelser kortlægger trivsel i mindre og større grupper. Trivselsundersøgelser anvendes i enhedens samlede arbejde, f.eks. sammen med lærernes observationer af elevernes interaktioner i forskellige kontekster, med at styrke det gode og trygge læringsmiljø samt forebygge mobning og f.eks. at en deltager udelukkes fra fællesskabet.

Det er en god tommelfingerregel ikke at spørge ind til følgende områder (medmindre det er aftalt med juridiske eksperter, at der foreligger en relevant lovhjemmel, og der er indgået de nødvendige aftaler omkring behandlingen af personoplysninger), se GDPR-lovgivningen Artikel 9, stk. 1. og Artikel 10:

    • race eller etnisk oprindelse
    • politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
    • behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person
    • helbredsoplysninger
    • oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
    • kriminalitet

Etiske retningslinjer for spørgsmålsformulering

Spørgsmål til deltagere, som findes i undersøgelsesområderne udviklet af Klassetrivsel, følger retningslinjer som bl.a. Esomar.org, Trygfonden og Uddannelses- og Forskningsministeriet har beskrevet i forhold til at formulere spørgsmål til børn og unge.

 

Retningslinjer for spørgsmål formuleret af Klassetrivsel:

    • Spørgsmålene tager udgangspunkt i deltagernes konkrete og virkelighedsnære situationer
    • Ordvalget passer til deltagernes aldersmæssige og sproglige udviklingstrin
    • Deltagerne kan kun foretage positive tilvalg
    • Spørgsmål er formuleret således, at deltagerne skal besvare ud fra egne situationer og oplevelser
    • Deltageren bliver ikke bedt om at vurdere f.eks. om de er glade for en gruppe voksne, eller gætte på hvad, der ”foregår inde i hovedet” hos andre, f.eks. om andre kan lide deltageren
    • Deltageren bliver ikke bedt om at udlevere andre for noget negativt
    • Deltageren kan bedes om at vurdere egen oplevelse af handlinger, f.eks. om de får hjælp eller bliver trøstet, når deltageren har behov for dette.
    • Deltagerne har mulighed for at komme med forslag til, hvordan situationen kan forbedres for deltageren selv og den gruppe, de er en del af

 

Spørgsmål i Klassetrivsel udsætter aldrig deltagerne for situationer hvor deltageren:

    • Vælger/udpeger enkeltpersoner for noget negativt
    • Må forholde sig til en tænkt situation, der er fjern fra deltagerens virkelighed
    • Må forholde sig til de andre deltageres situationer og oplevelser
    • Får ”ondt i maven” eller synes, det er ubehageligt at svare
    • Spørges om såkaldte sensitive personoplysninger (se liste ovenover under overskriften “Spørgsmål skal have hjemmel i lovgivningen (GDPR/ Persondataforordningen)”)
    • Sprogligt er spørgsmålene tilpasset forskellige alderstrins sproglige udvikling

Klassetrivsel anbefaler alle at følge nævnte retningslinjer, og Klassetrivsel frasiger sig ethvert ansvar, dersom disse retningslinjer ikke efterleves af brugeren.

Vi anbefaler på det kraftigste, at spørgsmål brugere selv formulerer og stiller, aldrig sætter deltageren i en situation, hvor de føler sig tvunget til at angive andre deltagere.

 

Følges de beskrevne retningslinjer:

    • Får man rapporter med diagrammer (sociogramsspørgsmål vises i sociogram), som fortæller om deltagernes relationer til hinanden
    • Har deltageren lyst til at fortælle om deres egne oplevelser, hvis der stilles valgspørgsmål og fritekstspørgsmål
    • Afdækkes den enkelte deltagers opfattelse af egen virkelighed og deltagerens tilvalg af de andre i klassen/gruppen i forskellige situationer
    • Får man kundskab om, og kendskab til, når og hvorfor deltagerne ikke har relationer til hinanden, hvordan de interagerer med hinanden, hvordan deltagerne opfatter forholdene for den gruppe, de er en del af og deltagerens egen oplevelse af gruppen

 

Gælder både formål og spørgsmål

Forskning understreger, at børn der deltager i et forskningsprojekt, skal behandles som særligt sårbare deltagere. Selv om Klassetrivsel anvendes til trivselsundersøgelser og ikke til forskning, er det vigtigt at gøre sig umage med at mindske belastningen for børnene, når de skal besvare undersøgelsen.

Uddannelses og Forskningsministeriet (Danmark) understreger tre principper i deres retningslinjer for undersøgelser (det er relateret til forskning, men principperne er også gode i sammenhæng med undersøgelser): ærlighed, gennemsigtighed og ansvarlighed. Disse er gode at have i baghovedet – også når en trivselsundersøgelse gennemføres.

    • vær ærlig omkring hvad det er, du/I ønsker at undersøge
    • vær gennemsigtige med hvem, der ser deltagernes svar, og hvad disse skal anvendes til
    • og agér ansvarligt i omgangen med deltagernes data

 

Beskrivelse af formål for undersøgelsen

Oplysninger samlet ind i en trivselsundersøgelse skal ikke anvendes til andet, end det de er samlet ind til (formålsbegrænsning) og alle trivselsundersøgelser skal have et klart formål.

Iht. gældende Oplysningspligt skal deltagerne oplyses om, hvorfor de skal besvare undersøgelsen, hvem der læser deres besvarelser og hvornår besvarelserne senest bliver slettet fra Klassetrivsel.
Læs mere om at beskrive formål på siden Byggesten i en undersøgelse (https://klassetrivsel.dk/project/byggesten-i-undersogelser/)

Personværn og pseudonymisering af rapporter (visning med anonymt navn)

Husk, at det også er muligt at pseudonymisere visningen af en rapport under ”Valgmuligheder”. Pseudonymisering kan anvendes, hvis en del eller hele rapporten skal diskuteres med f.eks. en resurseperson. Vær opmærksom på deltagerens personværn og dermed hvem, der tillades adgang til specifikke oplysninger. Det anbefales, at pseudonymiserede oplysninger kun vises relevante samarbejdspartnere for institutionen, der får kendskab til klassen i forbindelse med et forløb.

 

Skal du hente en rapport fra Klassetrivsel?

I henhold til lov om tavshedspligt er det ikke lovligt at udlevere oplysninger om en elev til hverken andre elever eller andre elevers forældre. Det er, som i alle andre sammenhænge, dit ansvar som bruger at sikre dig, at oplysninger om eleverne ikke havner hos uvedkommende.

Det er muligt at hente rapporter til elevsamtaler eller som dokumentation til en elevsag.

Rapporter kan hentes både pseudonymiseret (anonymiseret) og ikke-pseudonymiseret.

Ikke-pseudonymiseret (ikke-anonym) rapport for deltagergruppe:

    • Deltagernes navne, svar på alle typer spørgsmål, samt deltagerkommentarer vises i rapporten
    • Hentes ud, når du står på deltagergruppen og trykker på knappen ”Hent som …”

 

Pseudonymisering af rapport for hel deltagergruppe:

    • Under knappen “Valgmuligheder” (inde på undersøgelsen, på rapportfanen, under boks med Rapportsider i undersøgelsesområdet, i højre side), sæt flueben ved anonymiseret.
      Deltagernes svar på fritekstspørgsmål og tabelspørgsmål, samt deltagerkommentarer vises ikke i rapporten
    • Elevernes navne pseudonymiseres med det anonyme navn de er tildelt i den aktuelle undersøgelse
    • Hentes ud, når du står på deltagergruppen og trykker på knappen ”Hent som …”

 

Rapport for deltager (individniveau):

    • Vælg den eller (en af) de deltagere du vil hente rapport for
    • Når du trykker på knappen ”Hent som …”, beslutter du, hvad der skal medtages i rapporten
    • Rapporten kommer i udgangspunktet som rapport uden deltagerens svar på fritekst og tabelspørgsmål, samt eventuelle deltagerkommentarer
    • Det er mulighed for at inkludere punkterne, hvis dette er nødvendigt

Hvor længe må trivselsundersøgelser lagres/ opbevaring af data

En trivselsundersøgelse må gemmes så længe oplysningerne er aktuelle/relevante og der stadig er grundlag (hjemmel i lovgivningen) for at gemme svarene på trivselsundersøgelsen. I Klassetrivsel er det sat en automatisk sikkerhed på, som gør at en undersøgelse automatisk slettes efter 4 år, medmindre en, der har adgang til undersøgelsen, retter dato for automatisk sletning.

 

Hvem har adgang til en undersøgelse

Institutionen har fuld kontrol og overblik over hvilke brugere, der ser hvad i Klassetrivsel. Trivselsundersøgelser kan nemt deles med andre brugere, som har adgang til institutionens Klassetrivselkonto. Nye brugere kan ikke automatisk se trivselsundersøgelser, andre har gennemført. En trivselsundersøgelse skal først deles med den nye bruger, for at vedkommende har adgang til undersøgelsen.

Under Brugeradministrationen har I adgang til funktionen “Adgang til alle undersøgelser”. Funktionen ”Adgang til alle undersøgelser” giver brugeren med rettigheden adgang til at se alle undersøgelser der er udgivet på institutionen. Brugeren får dermed mulighed for at have overblik over både hvad der spørges om og hvad alle deltagerne har svaret. Vi anbefaler, at det kun er relevante resursepersoner i Klassetrivsel og ledelsen, som får denne adgang – dvs. personer, der skal have det fulde overblik over trivsel og (systematisk) kortlægning af trivsel på institutionen. På Hjem-siden i venstre side er der et punkt med navne på eventuelle personer, der har rettigheden ”Adgang til alle undersøgelser”.

 

Brugeradministration

Her har I overblik over alle brugere, der har adgang til institutionens Klassetrivsel. Og I kan lukke, genåbne eller slette brugere. Se mere om dette under punktet ”Administration”.

 

Generelle overvejelser både om omgang med den computer, der anvendes og om Klassetrivselsundersøgelser:

    1. Hvordan er sikkerheden på computeren? Er den forsvarlig sikret med antivirus program og stærke adgangskoder osv.?
    2. Hvem har adgang til computeren ud over dig selv – f.eks. familiemedlemmer.
    3. Gemmes adgangskoden til det log-in, der bruges til Klassetrivsel i browsers huske-funktion? Klassetrivsel har slået den funktion fra på brugere der logger ind med brugernavn og password. Brugere som logger ind via 3-part som f.eks. UNI-C, bør ikke tillade browseren at huske deres log ind, da dette giver eventuelle uvedkommende fri adgang til samtlige systemer hvor dette log ind benyttes.
    4. Hvad er begrundelsen for at gennemføre trivselsundersøgelsen?
      Det er dette, som formuleres i formålet og som danner baggrund for de undersøgelsesområder og spørgsmål, du vælger at stille deltagerne.
    5. Hvem læser svarene?: Hvem deler du undersøgelsen med? Hvem på skolen har adgang til alle undersøgelser? Det vigtige er, at du (og de andre på skolen) ved hvem, der ser hvad og hvorfor.
    6. Det er vigtigt at læse alle deltageres svar på alle spørgsmål.
    7. Hvilken information sender I ud til forældrene? På Klassetrivsels hjemmeside ligger et forslag til information der kan sendes i et FAKTAARK
    8. Og har I på enheden haft en snak om, hvad og hvordan I udleverer informationer, hvis forældre ønsker at se de data, som enheden har liggende, der omhandler deres barn.