GDPR – personværn – retningslinjer for spørgsmål

Klassetrivsel er udviklet til at gennemføre ikke-anonyme trivselsundersøgelser på institutioner.
Brugen af Klassetrivsel er, som resten af institutionens virke, underlagt samme lovgivning vedrørende GDPR/ persondataforordningen, Folkeskoleloven, Friskoleloven, Dagtilbudsloven og Undervisningsmiljøloven. Ikke-anonyme trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for den viden institutionen i øvrigt har om tilknyttede børn/ elever.

Kort sagt:

    • Der må kun spørges om forhold, som har betydning for deltagerens trivsel og liv på institutionen. Det er derfor forbudt at stille spørgsmål, der vedrører f.eks. deltagerens helbred/ sygdom, seksualitet eller kriminalitet
    • Viden tilvejebragt med trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for resten af institutionens virke
  •  

Spørg ikke ind til følgende områder (GDPR/ Persondataforordningen)

Behandling af personoplysninger af typerne nedenfor (se liste herunder), er der ifølge GDPR-lovgivningen Artikel 9, stk. 1. og Artikel 10 ikke hjemmel til at spørge om/ behandle i trivselsundersøgelser og derfor heller ikke i Klassetrivsel. Trivselsundersøgelser kortlægger trivsel i mindre og større grupper og anvendes til at arbejde med at styrke det gode og trygge læringsmiljø samt forebygge mobning og f.eks. at en deltager udelukkes fra fællesskabet.

“Behandling af personoplysninger om (se liste under) er forbudt i hht. GDPR”:

    • race eller etnisk oprindelse
    • politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
    • behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person
    • helbredsoplysninger
    • oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
    • kriminalitet

Etiske retningslinjer for spørgsmålsformulering

Spørgsmål til deltagere, som findes i undersøgelsesområderne udviklet af Klassetrivsel, følger retningslinjer som bl.a. Esomar.org, Trygfonden og Uddannelses- og Forskningsministeriet har beskrevet i forhold til at formulere spørgsmål til børn og unge.

Retningslinjer for spørgsmål formuleret af Klassetrivsel:

    • Spørgsmålene tager udgangspunkt i deltagernes konkrete og virkelighedsnære situationer
    • Ordvalget passer til deltagernes aldersmæssige og sproglige udviklingstrin
    • Deltagerne kan kun foretage positive tilvalg i sociogramsspørgsmål
    • Valg- og fritekstspørgsmål er formuleret således at deltagerne skal besvare ud fra egne situationer og oplevelser
    • Deltagerne har mulighed for at komme med forslag til hvordan situationen kan forbedres for deltageren selv og den gruppe de er en del af

Spørgsmål i Klassetrivsel udsætter aldrig deltagerne for situationer hvor deltageren:

    • Vælger/ udpeger enkeltpersoner for noget negativt
    • Må forholde sig til en tænkt situation, der er fjern fra deltagerens virkelighed
    • Ikke forstår sproget, fordi ordvalget er for svært
    • Må forholde sig til de andre deltageres situationer og oplevelser
    • Får ”ondt i maven” eller synes det er ubehageligt at svare
    • Spørges om såkaldte sensitive personoplysninger (se liste)

Klassetrivsel anbefaler alle at følge nævnte retningslinjer og Klassetrivsel frasiger sig ethvert ansvar dersom disse retningslinjer ikke efterleves af brugeren.

Vi anbefaler, at spørgsmålene der stilles, aldrig sætter deltageren i en situation, hvor de føler sig tvunget til at angive andre elever.

 

Følger du de beskrevne retningslinjer:

    • Får du rapporter med diagrammer (sociogramsspørgsmål vises i sociogrammer), som fortæller om elevernes relationer til hinanden
    • Har deltageren lyst til at fortælle dig om deres oplevelser, hvis du stiller valgspørgsmål og fritekstspørgsmål
    • Afdækker du den enkelte deltagers opfattelse af egen virkelighed og deltagerens tilvalg af de andre i klassen/ gruppen i forskellige situationer
    • Får du kundskab om og kendskab til når og hvorfor deltagerne ikke har relationer til hinanden, hvordan de interagerer med hinanden, hvordan deltagerne opfatter forholdene for den gruppe de er en del af og deltagerens egen oplevelse af gruppen

Forskning understreger, at børn der deltager i et forskningsprojekt, skal behandles som særligt sårbare deltagere. Selv om Klassetrivsel anvendes til trivselsundersøgelser og ikke til forskning, er det vigtigt, at du gør dig umage med at mindske belastningen for børnene, når de skal besvare undersøgelsen.

Uddannelses og Forskningsministeriet (Danmark) understreger tre principper i deres retningslinjer for undersøgelser (det er relateret til forskning, men principperne er også gode i sammenhæng med undersøgelser): ærlighed, gennemsigtighed og ansvarlighed. Disse er gode at have i baghovedet – også når en trivselsundersøgelse gennemføres.

    • vær ærlig omkring hvad det er du/ I ønsker at undersøge
    • vær gennemsigtige med hvem, der ser deltagernes svar og hvad disse skal anvendes til
    • og ager ansvarligt i omgangen med deltagernes data

Beskrivelse af formål for undersøgelsen

Oplysninger samlet ind i en trivselsundersøgelse skal ikke anvendes til andet, end det de er samlet ind til (formålsbegrænsning) og alle trivselsundersøgelser skal have et klart formål.

Iht. gældende Oplysningspligt skal deltagerne oplyses om, hvorfor de skal besvare undersøgelsen, hvem der læser deres besvarelser og hvornår besvarelserne senest bliver slettet fra Klassetrivsel.
Læs mere om at beskrive formål på siden Byggesten i en undersøgelse (https://klassetrivsel.dk/project/byggesten-i-undersogelser/)

Personværn og pseudonymisering af rapporter (visning med anonymt navn)

Husk, at det også er muligt at pseudonymisere visningen af en rapport under ”Valgmuligheder”. Pseudonymisering kan anvendes, hvis en del eller hele rapporten skal diskuteres med f.eks. en resurseperson. Vær opmærksom på deltagerens personværn og dermed hvem, der tillades adgang til specifikke oplysninger. Det anbefales, at pseudonymiserede oplysninger kun vises relevante samarbejdspartnere for institutionen, der får kendskab til klassen i forbindelse med et forløb.

 

Skal du hente en rapport fra Klassetrivsel?

I henhold til lov om tavshedspligt er det ikke lovligt at udlevere oplysninger om en elev til hverken andre elever eller andre elevers forældre. Det er, som i alle andre sammenhænge, dit ansvar som bruger at sikre dig, at oplysninger om eleverne ikke havner hos uvedkommende.

Det er muligt at hente rapporter til elevsamtaler eller som dokumentation til en elevsag.

Rapporter kan hentes både pseudonymiseret (anonymiseret) og ikke-pseudonymiseret.

Ikke-pseudonymiseret (ikke-anonym) rapport for deltagergruppe:

    • Deltagernes navne, svar på alle typer spørgsmål, samt deltagerkommentarer vises i rapporten
    • Hentes ud, når du står på deltagergruppen og trykker på knappen ”Hent som …”

 

Pseudonymisering af rapport for hel deltagergruppe:

    • Under knappen “Valgmuligheder” (inde på undersøgelsen, på rapportfanen, under boks med Rapportsider i undersøgelsesområdet, i højre side), sæt flueben ved anonymiseret.
      Deltagernes svar på fritekstspørgsmål og tabelspørgsmål, samt deltagerkommentarer vises ikke i rapporten
    • Elevernes navne pseudonymiseres med det anonyme navn de er tildelt i den aktuelle undersøgelse
    • Hentes ud, når du står på deltagergruppen og trykker på knappen ”Hent som …”

 

Rapport for deltager (individniveau):

    • Vælg den eller (en af) de deltagere du vil hente rapport for
    • Når du trykker på knappen ”Hent som …”, beslutter du, hvad der skal medtages i rapporten
    • Rapporten kommer i udgangspunktet som rapport uden deltagerens svar på fritekst og tabelspørgsmål, samt eventuelle deltagerkommentarer
    • Det er mulighed for at inkludere punkterne, hvis dette er nødvendigt

Hvor længe må trivselsundersøgelser lagres/ opbevaring af data

En trivselsundersøgelse må gemmes så længe oplysningerne er aktuelle/relevante og der stadig er grundlag (hjemmel i lovgivningen) for at gemme svarene på trivselsundersøgelsen. I Klassetrivsel er det sat en automatisk sikkerhed på, som gør at en undersøgelse automatisk slettes efter 4 år, medmindre en, der har adgang til undersøgelsen, retter dato for automatisk sletning.

 

Hvem har adgang til en undersøgelse

Institutionen har fuld kontrol og overblik over hvilke brugere, der ser hvad i Klassetrivsel. Trivselsundersøgelser kan nemt deles med andre brugere, som har adgang til institutionens Klassetrivselkonto. Nye brugere kan ikke automatisk se trivselsundersøgelser, andre har gennemført. En trivselsundersøgelse skal først deles med den nye bruger, for at vedkommende har adgang til undersøgelsen.

Under Brugeradministrationen har I adgang til funktionen “Adgang til alle undersøgelser”. Funktionen ”Adgang til alle undersøgelser” giver brugeren med rettigheden adgang til at se alle undersøgelser der er udgivet på institutionen. Brugeren får dermed mulighed for at have overblik over både hvad der spørges om og hvad alle deltagerne har svaret. Vi anbefaler, at det kun er relevante resursepersoner i Klassetrivsel og ledelsen, som får denne adgang – dvs. personer, der skal have det fulde overblik over trivsel og (systematisk) kortlægning af trivsel på institutionen. På Hjem-siden i venstre side er der et punkt med navne på eventuelle personer, der har rettigheden ”Adgang til alle undersøgelser”.

 

Brugeradministration

Her har I overblik over alle brugere, der har adgang til institutionens Klassetrivsel. Og I kan lukke, genåbne eller slette brugere. Se mere om dette under punktet ”Administration”.

 

Nogle gode overvejelser du kan gøre dig i forbindelse med en trivselsundersøgelse:

  1. Hvad er begrundelsen for at gennemføre trivselsundersøgelsen?
    Det er dette, som formuleres i formålet og som danner baggrund for de undersøgelsesområder og spørgsmål, du vælger at stille deltagerne.
  2. Hvem læser svarene: Hvem deler du undersøgelsen med? Og hvem på skolen har adgang til alle undersøgelser? Det vigtige er, at du (og de andre på skolen) ved hvem, der ser hvad og hvorfor.
  3. Det er vigtigt at læse alle elevers svar på alle spørgsmål – inklusive deltagerkommentarer.
  4. Hvilken information sender I ud til forældrene? Og har I haft en snak om hvad og hvordan I udleverer informationer, hvis forældre ønsker at se de data, som er opbevaret om deres barn.
  5. Hvordan er sikkerheden på din computer? Er den forsvarlig sikret med antivirus program og stærke adgangskoder osv? Hvem har tilgang til din computer ud over dig selv – f.eks. familiemedlemmer.