GDPR/persondatasikkerhed – retningslinjer for undersøgelser

GDPR/persondataforordningen har som formål at sikre, at alle der omgås andre menneskers personlige data, forvalter ansvaret med omhu. Klassetrivsel er baseret på tillid til, at vores abonnenters brugere er kompetente og professionelle mennesker, der er ansvarlige i omgangen med data indhentet i trivselsundersøgelser i Klassetrivsel. Klassetrivsel er udviklet med ét formål: at data om børnenes og de unges trivsel opbevares trygt, og er tilgængeligt for dem, der skal anvende data i trivselsarbejdet. Børn og unge omtales som deltagerne i Klassetrivsel – og f.eks. skoler benævnes som enheder:

• • Alle begreber der anvendes i e-learningen er forklaret og den samlede oversigt er placeret i e-learningen ”Grundlæggende introduktion til Klassetrivsel”

Enhedsejers muligheder i Klassetrivsel

I Klassetrivsel har enhedsejer mulighed for at styre hvilke spørgsmål, der tilbydes brugerne i spørgsmålsbiblioteket. Enhedsejer kan også give bestemte brugerroller rettigheden til at oprette egne spørgsmål, således at brugerne der har disse roller, derefter vil have mulighed for at formulere egne spørgsmål og målrette en undersøgelse til den aktuelle kontekst. Der kan læses mere om hvordan enhedsejer og underliggende enheder administrerer Klassetrivsel, om tilgængelige brugerroller i Klassetrivsel m.v. i e-learningen om ”Administration i Klassetrivsel”.

Brug af Klassetrivsel er, som resten af enhedens virke, underlagt samme lovgivning vedrørende GDPR/persondataforordningen, Folkeskoleloven, Friskoleloven, Dagtilbudsloven og Undervisningsmiljøloven. Både ikke-anonyme og anonyme trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for den viden, enheden i øvrigt har vedrørende tilknyttede børn og unge.

Kort sagt om brug af Klassetrivsel:

• • Spørg kun om forhold, som har betydning for deltagerens trivsel og liv på enheden
  • Spørgsmål, der vedrører f.eks. deltagerens helbred/sygdom, seksualitet eller kriminalitet kræver særlig hjemmel i lovgivningen. Det vil derfor være påkrævet, at man rådfører sig med juridisk ekspertise, før man overhovedet overvejer at stille spørgsmål inden for disse områder
  • Viden tilvejebragt med trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for resten af enhedens virke
  • Denne viden fra trivselsundersøgelser, opbevares sikkert i Klassetrivsel. Læs mere i e-learningen om ”Administration i Klassetrivsel”
  • Klassetrivsel kan anvendes som en del af enhedens daglige arbejde med trivsel

Spørgsmål skal have hjemmel i lovgivningen (GDPR/ Persondataforordningen)

Viden tilvejebragt med trivselsundersøgelser er underlagt samme tavshedspligt og lovgivning, som gælder for resten af enhedens virke. Som vi også opsummerer ovenover, skal alle undersøgelser have hjemmel i aktuel lovgivning. Der er områder, der er særligt beskyttet ifølge GDPR. Disse områder ligger oftest udenfor det, der er nødvendig for en lærer eller pædagog at spørge ind til i en trivselsundersøgelse.

Trivselsundersøgelser kortlægger trivsel i mindre og større grupper. Trivselsundersøgelser anvendes i enhedens samlede arbejde, f.eks. sammen med lærernes observationer af elevernes interaktioner i forskellige kontekster, med at styrke det gode og trygge læringsmiljø samt forebygge mobning og f.eks. at en deltager udelukkes fra fællesskabet.

Det er en god tommelfingerregel ikke at spørge ind til følgende områder (medmindre det er aftalt med juridiske eksperter, at der foreligger en relevant lovhjemmel, og der er indgået de nødvendige aftaler omkring behandlingen af personoplysninger), se GDPR-lovgivningen Artikel 9, stk. 1. og Artikel 10:

• • race eller etnisk oprindelse
  • politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
  • behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person
  • helbredsoplysninger
  • oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
  • kriminalitet

Beskrivelse af formål for undersøgelsen

Oplysninger samlet ind i en trivselsundersøgelse må ikke anvendes til andet, end det de er samlet ind til (formålsbegrænsning). Derfor skal alle trivselsundersøgelser have et klart formål og introduktionstekst til deltagerne.

Iht. gældende Oplysningspligt SKAL det fremgå af både ”FORMÅL” og ”INTRODUKTIONSTEKST TIL DELTAGERNE” hvorfor deltagerne skal besvare undersøgelsen, hvem der læser deltagernes besvarelser og hvornår besvarelserne senest bliver slettet fra Klassetrivsel.

Formål for undersøgelsen beskrives i to felter i Klassetrivsel:

FORMÅL: tekst i fagsprog til både intern brug og evt. information til forældre. I feltet ”FORMÅL” beskrives det overordnede formål for undersøgelsen, og det anvendes som dokumentation for, hvorfor undersøgelsen gennemføres.

INTRODUKTIONSTEKST TIL DELTAGERNE: teksten formuleres i et sprog, der er tilpasset til deltagernes sproglige niveau. Teksten fra feltet ”INTRODUKTION” vises for deltagerne før det første spørgsmål i undersøgelsen. Husk at tage højde for deltagernes alder i formuleringen, og læs derfor eventuelt også teksten højt for deltagerne.

Felterne ”FORMÅL” og ”INTRODUKTION” kan kun udfyldes af brugere, som er tildelt administrationsrettighed til undersøgelsen. Feltet ”FORMÅL” skal udfyldes allerede, når undersøgelsen oprettes. Feltet ”INTRODUKTION” skal udfyldes inden trivselsundersøgelsen udgives. Begge felter kan redigeres så længe undersøgelsen er redigerbar, dvs. ikke udgivet.

Etiske retningslinjer for spørgsmålsformulering

Spørgsmål til deltagere, som findes i undersøgelsesområderne udviklet af Klassetrivsel, følger retningslinjer som bl.a. Esomar.org, Trygfonden og Uddannelses- og Forskningsministeriet har beskrevet i forhold til at formulere spørgsmål til børn og unge.

Retningslinjer for spørgsmål formuleret af Klassetrivsel:

• • Spørgsmålene tager udgangspunkt i deltagernes konkrete og virkelighedsnære situationer
  • Ordvalget passer til deltagernes aldersmæssige og sproglige udviklingstrin
  • Deltagerne kan kun foretage positive tilvalg
  • Spørgsmål er formuleret således, at deltagerne skal besvare ud fra egne situationer og oplevelser
  • Deltageren bliver ikke bedt om at vurdere f.eks. om de er glade for en gruppe voksne, eller gætte på hvad, der ”foregår inde i hovedet” hos andre, f.eks. om andre kan lide deltageren
  • Deltageren bliver ikke bedt om at udlevere andre for noget negativt
  • Deltageren kan bedes om at vurdere egen oplevelse af handlinger, f.eks. om de får hjælp eller bliver trøstet, når deltageren har behov for dette.
  • Deltagerne har mulighed for at komme med forslag til, hvordan situationen kan forbedres for deltageren selv og den gruppe, de er en del af

Spørgsmål i Klassetrivsel udsætter aldrig deltagerne for situationer hvor deltageren:

• • Vælger/udpeger enkeltpersoner for noget negativt
  • Må forholde sig til en tænkt situation, der er fjern fra deltagerens virkelighed
  • Må forholde sig til de andre deltageres situationer og oplevelser
  • Får ”ondt i maven” eller synes, det er ubehageligt at svare
  • Spørges om såkaldte sensitive personoplysninger (se liste ovenover under overskriften “Spørgsmål skal have hjemmel i lovgivningen (GDPR/ Persondataforordningen)”)
  • Sprogligt er spørgsmålene tilpasset forskellige alderstrins sproglige udvikling

Klassetrivsel anbefaler alle at følge nævnte retningslinjer, og Klassetrivsel frasiger sig ethvert ansvar, dersom disse retningslinjer ikke efterleves af brugeren.

Vi anbefaler på det kraftigste, at spørgsmål brugere selv formulerer og stiller, aldrig sætter deltageren i en situation, hvor de føler sig tvunget til at angive andre deltagere.

Følges de beskrevne retningslinjer:

• • Får man rapporter med diagrammer (sociogramsspørgsmål vises i sociogram), som fortæller om deltagernes relationer til hinanden
  • Har deltageren lyst til at fortælle om deres egne oplevelser, hvis der stilles valgspørgsmål og fritekstspørgsmål
  • Afdækkes den enkelte deltagers opfattelse af egen virkelighed og deltagerens tilvalg af de andre i klassen/gruppen i forskellige situationer
  • Får man kundskab om, og kendskab til, når og hvorfor deltagerne ikke har relationer til hinanden, hvordan de interagerer med hinanden, hvordan deltagerne opfatter forholdene for den gruppe, de er en del af og deltagerens egen oplevelse af gruppen

Gælder både formål og spørgsmål

Forskning understreger, at børn der deltager i et forskningsprojekt, skal behandles som særligt sårbare deltagere. Selv om Klassetrivsel anvendes til trivselsundersøgelser og ikke til forskning, er det vigtigt at gøre sig umage med at mindske belastningen for børnene, når de skal besvare undersøgelsen.

Uddannelses og Forskningsministeriet (Danmark) understreger tre principper i deres retningslinjer for undersøgelser (det er relateret til forskning, men principperne er også gode i sammenhæng med undersøgelser): ærlighed, gennemsigtighed og ansvarlighed. Disse er gode at have i baghovedet – også når en trivselsundersøgelse gennemføres.

• • vær ærlig omkring hvad det er, du/I ønsker at undersøge
  • vær gennemsigtige med hvem, der ser deltagernes svar, og hvad disse skal anvendes til
  • og agér ansvarligt i omgangen med deltagernes data

Persondatasikkerhed og pseudonymisering af resultater

Deltagernes besvarelser kan læses pseudonymiseret og med deltagerens navn.

I Klassetrivsel vises detalje-visningen med deltagernes besvarelser, i udgangspunkt pseudonymiseret. Denne indstilling er sat for at reducere risikoen for, at uvedkommende ser besvarelser med navn på hvem, der har besvaret hvad, hvis man f.eks. kommer til at åbne en resultat-fane med deltagernes besvarelser ved en fejl.

Pseudonymisering – vælg indstilling på profil

Alle profiler i Klassetrivsel, er indstillet til at deltagernes navne vises som pseudonym i detalje-visningen. Brugeren kan aktivere visning af deltagernes navne i stedet for pseudonymer, centralt på deres profil. Vi anbefaler af sikkerhedsmæssige årsager, at brugeren beholder pseudonymiseringen og markerer visning af navne når brugerne er inde og læser resultater.

Forespørgsler om indsyn

Det er, som i alle andre sammenhænge, brugerens ansvar at sikre sig, at oplysninger om deltagerne ikke havner hos uvedkommende. I henhold til lov om tavshedspligt, er der ikke hjemmel til at udlevere oplysninger om en deltager til hverken andre deltagere eller andre deltageres forældre.

Til gengæld kan deltageren bede om indsyn i egne data og forældre/værge bede om indsyn i egne børns data. Vi anbefaler, at enhedsejer og enhederne har klare politikker vedrørende håndtering af forespørgsler om indsyn, og at brugerne er orienteret om interne retningslinjer.

Resultater i Klassetrivsel

Vi anbefaler, at alle rapporter opbevares og læses i systemet. Data, der hentes ud af Klassetrivsel, kan hurtigt komme på afveje – brug derfor den dynamiske visning i Klassetrivsel og bevar alle data i Klassetrivsel, hvor de er beskyttet af brugernes log-in. I de tilfælde, hvor vi er bekendt med at data fra trivselsundersøgelser er kommet på afveje, har årsagen været brugere, som har hentet data ud af systemet og brugeren har efterfølgende ikke sikret sig, at de er opbevaret forsvarligt.

Mange diagrammer i resultaterne er dynamiske, hvilket øger udbyttet af at læse rapporterne i Klassetrivsel fremfor på papir.

Hvor længe må trivselsundersøgelser lagres

En trivselsundersøgelse må gemmes så længe oplysningerne er aktuelle/relevante og, der stadig er hjemmel i lovgivningen, dvs. grundlag, for at gemme svarene på trivselsundersøgelsen.

I Klassetrivsel er sat en automatisk sikkerhed på (alle undersøgelser har en slettedato), som gør, at en undersøgelse automatisk slettes efter en given tidsperiode. I Klassetrivsel er dette som standard sat til 4 år, men enhedssejer kan sætte tidsrammen for automatisk sletning efter egen vurdering i forbindelse med opsætningen af Klassetrivsel.

Hvem har adgang til en undersøgelse

I Klassetrivsel giver rollen ”SUPERBRUGER” adgang til at se alle undersøgelser, der er oprettet på enhedens Klassetrivsel. Læs mere om rollen ”SUPERBRUGER” og de øvrige brugerroller i Klassetrivsel, samt hvordan de tildeles nye og eksisterende brugere i Klassetrivsel i e-learningen ”Administration i Klassetrivsel”.

Brugerne deler relevante undersøgelser med hinanden, og der kan på hver undersøgelse ses hvilke andre brugere en undersøgelse evt. er delt med.

Enhedsadministration

Enhedsadministratoren har overblik over alle brugere, der har adgang til enhedens Klassetrivsel. Det er enhedsadministratorens ansvar at sørge for at brugerne har de relevante roller. Læs mere om enhedsadministration i e-learningen ”Administration i Klassetrivsel”.

Alle brugere på enhedens Klassetrivsel kan under menupunktet ”ADMINISTRATION”, når de er logget på Klassetrivsel, se hvem der er administratorer på den aktuelle enhed.

Generelle overvejelser både om omgang med den computer, der anvendes og om Klassetrivselsundersøgelser:

1. 1. Hvordan er sikkerheden på computeren? Er den forsvarlig sikret med antivirus program og stærke adgangskoder osv.?
   2. Hvem har adgang til computeren ud over dig selv – f.eks. familiemedlemmer.
   3. Gemmes adgangskoden til det log-in, der bruges til Klassetrivsel i browsers huske-funktion? Klassetrivsel har slået den funktion fra på brugere der logger ind med brugernavn og password. Brugere som logger ind via 3-part som f.eks. UNI-C, bør ikke tillade browseren at huske deres log ind, da dette giver eventuelle uvedkommende fri adgang til samtlige systemer hvor dette log ind benyttes.
   4. Hvad er begrundelsen for at gennemføre trivselsundersøgelsen?
      Det er dette, som formuleres i formålet og som danner baggrund for de undersøgelsesområder og spørgsmål, du vælger at stille deltagerne.
   5. Hvem læser svarene?: Hvem deler du undersøgelsen med? Hvem på skolen har adgang til alle undersøgelser? Det vigtige er, at du (og de andre på skolen) ved hvem, der ser hvad og hvorfor.
   6. Det er vigtigt at læse alle deltageres svar på alle spørgsmål.
   7. Hvilken information sender I ud til forældrene? På Klassetrivsels hjemmeside ligger et forslag til information der kan sendes i et FAKTAARK
   8. Og har I på enheden haft en snak om, hvad og hvordan I udleverer informationer, hvis forældre ønsker at se de data, som enheden har liggende, der omhandler deres barn.