Deltagerne besvarer – undersøgelsen er ”I GANG”

Efter en trivselsundersøgelse er udgivet, er den åben for, at deltagerne kan besvare undersøgelsen. Resultaterne bliver tilgængelige, når enten deltagergruppen eller undersøgelsen er afsluttet. I denne e-learning beskrives fanerne, der er tilgængelige, når undersøgelsen er i gang, og hvordan man varetager deltagernes persondatasikkerhed, mens de besvarer undersøgelsen.

 

Tilgængelige faner når en undersøgelse er i gang

Efter en trivselsundersøgelse er udgivet, er nedenstående faner synlige. Fanerne gennemgås i det følgende:

Fanen ”STATUS” når undersøgelsen er i gang

Under ”STATUS” kan brugere følge fremdriften i undersøgelsen (dvs. hvor mange deltagere der har besvaret), og f.eks. finde en genvej til at hente deltagernes engangsnøgler.

Fremdrift

Fremdriften i undersøgelsen opgøres i procent efter hvor mange deltagere, der har besvaret.

Afslutning af en undersøgelse eller deltagergruppe

Når deltagerne har besvaret trivselsundersøgelsen, afsluttes enten hele undersøgelsen eller en deltagergruppe. Der lukkes da for flere deltagerbesvarelser enten for hele undersøgelsen eller for den enkelte deltagergruppe. Både en lukket undersøgelse og deltagergruppe kan genåbnes. Skal en deltagergruppe genåbnes, skal undersøgelsen være i gang. Vær opmærksom på, at dette ændrer det samlede resultat.

Afslut undersøgelsen

    1. Vælg fanen ”STATUS”
    2. Tryk ”AFSLUT UNDERSØGELSE” ud for ”HELE UNDERSØGELSEN”
    3. Hele undersøgelsen og alle deltagergrupper (en eller flere) lukkes

Hele undersøgelsen er afsluttet og ingen deltagergrupper har adgang til at besvare undersøgelsen.

Afslut en deltagergruppe

    1. Vælg fanen ”STATUS”
    2. Tryk ”AFSLUT GRUPPE” ud for den deltagergruppe, der skal afsluttes

Deltagergruppen er nu afsluttet, og deltagere i den aktuelle deltagergruppe har ikke længere adgang til at besvare undersøgelsen. Øvrige deltagergrupper i undersøgelsen er stadig åbne for besvarelser.

Genåbn undersøgelsen

  1. Vælg fanen ”STATUS”
  2. Tryk ”GENÅBN UNDERSØGELSE”
  3. Evt. lukkede deltagergrupper skal også genåbnes

 

Genåbn deltagergruppen

  1. Vælg fanen ”STATUS”
  2. Ud for den deltagergruppe, der skal genåbnes, tryk ”GENÅBN GRUPPE”

Hent engangsnøgler

Brugere med adgang til at hente deltagernes engangsnøgler (for f.eks. vikar-brugerrollen er dette eneste adgang rollen har) kan gøre dette ved at trykke på knappen ”HENT DELTAGERNØGLER”. Knappen videresender brugeren til fanen ”DELTAGERE”, hvor man henter deltagernøglerne. Læs om engangsnøgler længere nede på siden i denne e-learning, under overskriften ”Fanen ”DELTAGERE” når undersøgelsen er i gang”.

Fanen ”INDHOLD” når undersøgelsen er i gang

Under fanen ”INDHOLD” ser man hvilke spørgsmålspakker og spørgsmål, der er med i undersøgelsen. Teksterne ”FORMÅL”, ”INTROTEKST TIL DELTAGERNE” og ”AFSLUTNING” er også tilgængelige her.

Fanen ”DELTAGERE” når undersøgelsen er i gang

På fanen deltagere ses en oversigt over hvilke deltagergrupper og deltagerne, der er med i undersøgelsen. Her kan man kan hente engangsnøgler, og den enkelte deltagers besvarelse kan nulstilles.

Engangsnøgler

Der genereres automatisk en engangsnøgle til hver deltager, når undersøgelsen udgives. Engangsnøglen er unik for den enkelte deltager til den enkelte undersøgelse.

Når deltagerne skal besvare undersøgelsen, logger deltagerne sig på svar-siden med engangsnøglen.

 

Engangsnøgler:

    • er unik for deltageren og den aktuelle undersøgelse
    • er aktiv, så længe deltageren er i gang med at svare på undersøgelsen
    • inaktiveres, når deltageren trykker videre til afslutningssiden (siden med tak for besvarelsen), efter de har besvaret sidste spørgsmål i undersøgelsen
    • kan genanvendes, hvis deltageren ikke når at besvare hele undersøgelsen, og senere vil logge på og besvare de resterende spørgsmål
    • skal engangsnøglen genaktiveres, se længere ned på siden under overskriften ”Nulstil en deltagers besvarelse”

Hent engangsnøgler

Engangsnøgler hentes for hver deltagergruppe.

    1. Vælg fanen ”DELTAGER”
    2. Tryk ”HENT NØGLER”
    3. Vælg mellem ”KOPIER NØGLER” eller ”PRINT NØGLER”
        • KOPIER NØGLER: Engangsnøglerne kopieres til computerens udklipsholder
        • PRINT NØGLER: Der åbnes et ekstra dialogvindue, hvorfra nøglerne videresendes direkte til computerens udskriftsystem. Nøglerne downloades derfor ikke lokalt til computerens download-mappe
    4. Engangsnøglerne deles først ud, når deltagerne skal bruge nøglen til at logge på undersøgelsen
    5. Deltagerne logger på svarsiden. I browserens adresselinje skrives navnet på enhedens svarside. Svarsidens navn er bygget op med kommunens eller enhedsejers navn og vil se nogenlunde sådan ud: kommunenavn.klassetrivsel.dk/besvar

Behandl deltagernes engangsnøgler med omtanke

    • Opbevar engangsnøglen et sikkert sted, indtil de skal anvendes
    • Del først engangsnøglen ud, når deltageren skal bruge denne
    • Vær opmærksom på at deltagerne ikke bytter nøgler og forsøger at besvare for hinanden – del først nøglerne ud, når deltageren skal bruge denne
    • Gør deltageren opmærksom på, at de skal besvare alle spørgsmål og trykke sig forbi sidste side med afslutningsteksten

 

Overvejelser til når deltagerne skal besvare undersøgelsen

    • Placer deltagerne så de ikke kan se hinandens besvarelser
    • Overvej om hele klassen skal besvare samtidig eller om en mindre gruppe skal besvare ad gangen, mens resten af deltagerne laver noget andet
    • Overvej om deltagerne er så unge, at de har behov for hjælp til at besvare spørgsmålene, eller om de selv kan besvare disse
    • Inden undersøgelsen skal deltagerne instrueres i, at det er deres personlige besvarelse
    • Deltagerne bør informeres om, at de skal besvare grundigt og bruge den tid, de hver især har behov for til at besvare undersøgelsen
    • Overvej, om der har været konflikter eller været andre voldsomme hændelser umiddelbart inden deltagerne besvare, fordi dette kan påvirke, hvordan deltagerne besvarer trivselsundersøgelsen (f.eks. har vi erfaring med at konflikter mellem bedste venner umiddelbart inden en trivselsundersøgelse gør, at de ikke vælger hinanden på sociogramsspørgsmål. Dette giver et skævt billede af relationerne klassen)

Nulstil en deltagers besvarelse

Besvarelser bør kun nulstilles, når der er gyldig grund til det, f.eks. en useriøs besvarelse fra deltageren og vedkommende derfor skal besvare på ny.

 

    1. Vælg fanen ”DELTAGERE”
    2. Åbn deltagergruppen ved tryk på pilen i højre hjørne
    3. Vælg den deltager, hvor besvarelsen skal nulstilles
    4. Tryk på de 3 prikker ”…” til højre for deltagerens navn
    5. Sikr dig en ekstra gang, at det er den rigtige deltager!
    6. Tryk ”NULSTIL” for at slette en deltagers besvarelse
    7. Engangsnøglen er genaktiveret, og deltageren kan besvare, når undersøgelsen og deltagergruppen er åbne

Fanen ”DELING” når undersøgelsen er i gang

Deling af undersøgelser der i gang eller afsluttet, er beskrevet i e-learningen om ”Deling af undersøgelser der er i gang eller afsluttet”.

Fanen ”RESULTATER” når undersøgelsen er i gang

Fanen Resultater er markeret med en hængelås indtil undersøgelsen eller en deltagergruppe er afsluttet og det bliver mulighed for at tilgå resultater.

Læs mere om at læse resultater fra deltagernes besvarelser i e-learning under afsnittet ”Undersøgelsen er lukket – resultater”.